Tên gọi: Thuật ngữ tiếng Anh là “grey literature” để phân biệt với “white literature”. Từ “grey” bắt nguồn từ thực tế là các tài liệu này không được xuất bản hoặc phổ biến rộng rãi ngoài cộng đồng cũng như không có mặt trên các kênh phát hành hay bán hàng truyền thống như nhà xuất bản, nhà phát hành …Nói cách khác, “grey” chỉ một đặc điểm về phương thức phân phối của nó. Với thuật ngữ “grey literature” đa số chuyên gia thông tin và thư viện ở Việt Nam dịch là “tài liệu xám”. Cũng có một số gọi nó là “tài liệu không công bố”, để đối lập với “tài liệu công bố” (white literature).

Định nghĩa 

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về tài liệu xám và hiện nay các chuyên gia trong ngành thông tin và thư viện vẫn còn đang tranh cãi với nhau vì định nghĩa về tài liệu xám cũng đồng thời thể hiện bản chất của nó – vốn đang là tâm điểm bàn luận trong ngành.

Tại Hội nghị quốc tế lần thứ 4 về Tài liệu xám (TLX) tổ chức tại Mỹ năm 1999, người ta định nghĩa TLX là tài liệu “được tạo ra bởi tất cả các cấp chính quyền, cơ quan, đơn vị nghiên cứu, trường học, doanh nghiệp, ở dạng in ấn và điện tử và không bị chi phối bởi các nhà xuất bản hoạt động vì mục đích thương mại.”

Trang wikipedia thì định nghĩa TLX bao gồm các thực thể tài liệu “không thể tìm thấy một cách dễ dàng thông qua các kênh thông thường như nhà xuất bản  mà thường ở dạng tài liệu gốc và mới được sản sinh.”

Một định nghĩa khác về TLX do Nhóm công tác liên cơ quan về TLX đưa ra vào năm 1995 như sau: TLX bao gồm “các tài liệu mã nguồn mở ở bên trong hoặc bên ngoài quốc gia, thường có sẵn thông qua các kênh chuyên biệt và có thể không có mặt ở các kênh thông thường, trong các hệ thống xuất bản, phân phối, kiểm soát thư tịch hoặc bổ sung do các nhà sách hoặc đại lý thực hiện.”. 

Một số định nghĩa khác về TLX:

“không hiện diện trong các thư mục như cơ sở dữ liệu hay bảng chỉ mục, ở dạng in ấn và điện tử”

“chỉ các bài trình bày, báo cáo, ghi chép hoặc các tài liệu khác được sản sinh và xuất bản bởi các cơ quan nhà nước, cơ quan và viện nghiên cứu và các đơn vị khác, không được phát hành hoặc đánh chỉ mục bởi các nhà xuất bản hoạt động vì mục đích thương mại. Rất nhiều tài liệu loại này rất khó tìm kiếm”. (Thư viện William & Mary – Viện nghiên cứu Hải dương học Virginia)

“chỉ tài liệu và dạng tài liệu có vòng đời ngắn, phát hành với số lượng hạn chế, không thuộc kênh phân phối và xuất bản chính thức.” (Thư viện Y học – Đại học Ottawa)

“chỉ các nghiên cứu hoặc không được xuất bản hoặc được xuất bản với mục đích phi thương mại” (Thư viện Đại học New England)

Tóm lại, TLX là các tài liệu không được công bố rộng rãi, thường không có mặt trong các kênh phát hành, phân phối truyền thống, được công bố trong nội bộ cơ quan, đơn vị, trường học, nội dung chuyên sâu về một chuyên ngành, lĩnh vực và không chịu tác động của các mục đích thương mại.

Vai trò của TLX 

Dù vẫn còn nhiều tranh cãi khác nhau về tương lai phát triển, tính học thuật, tính tin cậy, mức độ phổ biến của TLX, người ta không thể phủ nhận TLX đang dần khẳng định vị thế là một nguồn tài nguyên thông tin quan trọng, đặc biệt cần thiết cho những người làm công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học. TLX cũng cho người ta thấy cái nhìn vừa tổng quan lại vừa chuyên sâu về một chuyên ngành, lĩnh vực, chủ đề cụ thể do bản thân TLX thường tập trung vào một ngành, chuyên môn nào đó. Bên cạnh đó, TLX góp phần bổ sung vào nguồn tài nguyên thông tin miễn phí cho cộng đồng người sử dụng, đặc biệt là ở các nước đang và kém phát triển. Một số nhà nghiên cứu còn cho rằng, TLX ra đời nhanh chóng, mang tính linh hoạt cao, cập nhật, cung cấp nhiều thông tin và kiến thức mới về lĩnh vực mà nó nghiên cứu.

Ai tạo ra TLX? 

    Các đối tượng tạo ra TLX rất phong phú, có thể là các cơ quan, đơn vị nghiên cứu, trường đại học, cơ quan chính phủ, nhà xuất bản tư nhân, các tập đoàn, tổ chức nghề nghiệp, tổ chức tư vấn (Think Tank) …

Các loại TLX 

Tài liệu xám rất đa dạng, phong phú, khó có thể kể hết. Một số loại TLX hay được nhắc đến và sử dụng là:

·   Báo cáo kỹ thuật, các bài trình bày tại hội thảo, kỷ yếu

·   Các bộ tiêu chuẩn

·   Bằng phát minh, sáng chế

·   Bản tin nội bộ

·   Văn bản và tài liệu chính phủ

·   Tiểu luận, luận án luận văn

·   Bài giảng, bài thuyết trình

·   Bảng thống kê

·   Bản thảo của bài báo, sách …

·   Tờ rời, thư mục, danh mục …

·   Các ấn phẩm miễn phí khác

Theo ý kiến của một số tác giả như Weintraub, loại tài liệu phổ biến nhất là tài liệu và văn bản chính phủ, bao gồm các luật, bộ luật, thông tư, chỉ thị, hướng dẫn, nghị định, báo cáo tổng kết ... Ở Mỹ có riêng một cơ quan là Cục in ấn chịu trách nhiệm xuất bản và phổ biến các tài liệu chính phủ. Một loại tài liệu khác cũng rất phổ biến và có vai trò vô cùng to lớn với giới học thuật là kỷ yếu hội thảo, luận án luận văn. “Phổ biến” ở đây có nghĩa là hầu như cơ quan giáo dục nào cũng có các loại tài liệu này do chính cán bộ nhân viên và người học của cơ quan đó sản sinh ra và được lưu trữ tại cơ quan. Tuy vậy, để có thể truy cập và sử dụng chúng là điều không dễ dàng, do người sử dụng bên ngoài cơ quan không biết đến sự tồn tại của chúng hoặc không biết cách tra cứu.

TLX thường ở 2 dạng cơ bản là in ấn và điện tử, một số ít được lưu trong các đĩa CD-ROM.
Trong quá khứ, để sử dụng TLX người dùng thường phải đến tận nơi lưu trữ hoặc chờ nhận được bản sao của TLX chuyển tới qua đường thư tín. Việc này làm mất khá nhiều thời gian và công sức của người dùng.

Theo Mackenzie, TLX truyền thống có các đặc điểm chính sau đây:

·   Liên quan đến đối tượng thông tin mang tính vật lý: ở dạng bản cứng, do các cá nhân hoặc tổ chức tạo ra TLX xuất bản và phát hành

·   Chủ thể tạo ra TLX không thuộc ngành thông tin theo đúng nghĩa (nhà xuất bản); họ là tổ chức, cá nhân trong các lĩnh vực khác như trường đại học, viện nghiên cứu, cơ quan nhà nước

·   Với cá nhân, tổ chức tạo ra TLX,việc tạo ra và phổ biến sản phẩm thông tin không phải là mục đích chính; không có một cơ cấu phổ biến TLX chính thức

·   Thiếu cơ cấu phổ biến chuẩn mực dẫn đến việc các tổ chức trung gian như thư viện phải có chính sách bổ sung phù hợp đối với loại hình tài liệu này

·   Cần công cụ thư tịch chuyên biệt nhằm tạo thuận lợi cho quá trình xác định và tiếp cận TLX

Hiện nay, với các TLX mới ra đời, ngoài hình thức in ấn, TLX thường có thêm ấn bản điện tử, lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu, trên website của cơ quan sản sinh ra chúng mà người ta thường gọi là TLX ở dạng điện tử. Ngoài ra, các cơ quan, tổ chức sản sinh ra TLX ngày nay cũng đang nỗ lực và chú ý nhiều hơn đến việc giới thiệu, quảng bá về TLX của đơn vị mình, chứ không còn để chúng ở dạng “hữu xạ tự nhiên hương” nữa. Họ thường giới thiệu về TLX của mình tại các hội thảo, hội nghị, tọa đàm, đưa chúng vào danh mục tài liệu, vào các tờ rơi, sách hướng dẫn … Thậm chí một số cơ quan, đơn vị còn gia nhập vào các dự án nguồn học liệu mở nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng và mở rộng mức độ phổ biến cũng như phạm vi ảnh hưởng của các TLX đó.

Tìm kiếm TLX như thế nào? 

     Do nguồn gốc phong phú và bản chất ‘không được xuất bản”  nên rất khó tìm kiếm được TLX. Người ta có thể tìm TLX thông qua các cơ quan, tổ chức, đơn vị có khả năng xuất bản loại TLX đó nhiều nhất. Ví dụ như để tìm TLX về y học, người ta có thể vào các website của các trường đào tạo chuyên ngành y học, các viện y học… Việc tìm kiếm TLX trên mạng cũng làm người dùng tốn rất nhiều thời gian do phải tra cứu giữa các nguồn thông tin khổng lồ. 
    Ngày nay, với sự ra đời của internet và công nghệ số, việc tìm kiếm TLX đã trở nên dễ dàng hơn, do người dùng chỉ cần ngồi tại chỗ và click chuột để tìm kiếm. Tuy vậy, do nguồn thông tin khổng lồ của TLX, do cách tra cứu và lệnh tìm kiếm của các nguồn TLX không giống nhau, việc tra cứu cũng còn gặp nhiều khó khăn. Để tìm TLX, hiện nay người ta thường dựa vào:

·   Danh mục cổng thông tin TLX

·   Cơ quan, đơn vị, tổ chức có khả năng tạo ra tài liệu xám theo chủ đề, đề tài cần tìm

·   Dùng các công cụ tìm kiếm (google, yahoo …) liên quan đến khoa học, sử dụng từ khóa

·   Qua thư mục tìm kiếm công cộng trực tuyến như OPAC

·   Đề nghị nhân viên thư viện giúp đỡ

·   Qua hình thức truyền miệng

Các vấn đề cơ bản gây tranh cãi về TLX

Có quá nhiều vấn đề vẫn đang gây tranh cãi về TLX trong giới nghiên cứu. Bài viết này xin nêu ra các vấn đề cơ bản sau đây:

·   Định nghĩa về TLX khá rộng, hay thay đổi và thường gây nhiều tranh cãi do TLX chứa đựng quá nhiều các thành phần khác nhau

·   Thiếu tính kiểm soát thư mục, khả năng nhận diện không cao từ đó gây rất nhiều khó khăn cho việc định chỉ số, bổ sung, truy cập, và tìm kiếm

·   Chất lượng của các loại TLX rất khác nhau

·   Đối tượng sử dụng một loại TLX rất bó hẹp, chỉ trong một phạm vi nhất định

·   TLX chưa được quan tâm đúng mức để quảng bá ra bên ngoài, làm người sử dụng không hoặc ít biết đến sự tồn tại của chúng

·   Đôi khi TLX nằm trong ranh giới giữa tài liệu được công bố và tài liệu không được công bố

·   Thực chất TLX có “miễn phí” hay không? Mặc dù người dùng không phải trả phí, nhưng vẫn có người nào đó phải chi tiền cho việc nghiên cứu, xuất bản hoặc sử dụng TLX

·   Từ “Xám” ở đây hàm ý tài liệu “chưa hoàn chỉnh”, mới ở dạng bản thảo (pre-print)

·   Ảnh hưởng của internet, công nghệ số tới TLX như thế nào: làm TLX càng trở nên phổ biến, dễ tìm kiếm, đáng tin cậy hay làm cho TLX trở nên phức tạp, khó kiểm soát và truy cập hơn?

Xu hướng phát triển và các vấn đề cơ bản cần giải quyết đối với TLX 

Dù còn rất nhiều tranh cãi xung quanh TLX, người ta không thể phủ nhận, số lượng các TLX ngày càng phát triển đến mức hiện nay không thể thống kê được chính xác là bao nhiêu. Bên cạnh đó, ngày càng nhiều nhà nghiên cứu, chuyên gia tìm kiếm và trích dẫn các TLX; nói cách khác, TLX trở thành một trong những nguồn tài liệu tham khảo phổ biến đối với giới học thuật. Đa số người dùng ngày càng có niềm tin hơn vào tính chuyên nghiệp, độ tin cậy của TLX. Ngoài ra, bằng cách đơn lẻ hay hợp tác, các cơ quan sản sinh ra TLX đang cố gắng xử lý loại hình tài liệu này nhằm tạo thuận lợi cho việc nhận diện chúng, cung cấp kết nối trực tuyến, các lệnh tìm kiếm nhiều hơn nhằm tạo thuận lợi tối đa cho người dùng tìm kiếm và truy cập TLX. Và đặc biệt, trong tương lai, theo một số nhà nghiên cứu trong đó có Mackenzie, có thể vai trò của ngành công nghiệp xuất bản sẽ bị lu mờ do sự lớn mạnh của một môi trường thông tin mà ở đó “xám” sẽ là phương thức phát hành chủ yếu.

Tuy vậy, vẫn còn nhiều vấn đề mà các cơ quan sản sinh, người sử dụng và nhà nghiên cứu về TLX đang quan tâm và tìm phương hướng giải quyết. Các vấn đề đó cơ bản bao gồm:

·   Làm thế nào để TLX có tính kiểm soát thư mục, dễ truy cập hơn?

·   Chuẩn về nội dung và siêu dữ liệu của TLX có phù hợp và mang tính quốc tế để truy cập TLX

·   TLX hiện nay và TLX ở dạng hồi cố được đưa lên website sẽ mang lại lợi ích gì?

·   Làm thế nào để khẳng định là TLX sẽ hữu ích hơn nữa trong tương lai nếu không có công cụ để đảm bảo việc truy cập đến tất cả các nội dung của TLX

·   Phương pháp và mô hình mới nào có thể đảm bảo rẳng giá trị của TLX luôn đến được với các nhà nghiên cứu

·   Làm thế nào để tận dụng thế mạnh internet và giảm thiểu khó khăn mà internet và công nghệ số mang lại cho TLX

Kết luận 

Dù được ủng hộ hay vẫn còn chịu nhiều nghi ngại, TLX vẫn sẽ là một trong các nguồn tài liệu tham khảo thông dụng của giới học thuật, ngày càng có nhiều người tìm đến TLX như là một trong những tài liệu quan trọng và chính thống. Và dù dạng in ấn có giảm đi, TLX vẫn tồn tại cả ở dạng truyền thống này và dạng điện tử. Tóm lại, ngay cả một số người dù vẫn chưa nhìn TLX ở vị trí nào trong tương lai cũng khẳng định rằng tương lai đó chắc chắn sẽ tươi sáng hơn.

Bùi Thị Thu Hà (Theo Trung tâm HTHT - Thư viện q)